Règlements généraux

On trouve ici la version la plus à jour des Règlements généraux de l’ASIDVQ. En cas de disparité avec le texte voté en assemblée générale, c’est ce dernier qui prévaut.

I. Dispositions générales

Article 1. Dénomination sociale

La dénomination sociale de l’Association est « Association des spécialistes en intervention en déficience visuelle du Québec ».

Article 2. Définitions

Dans les présents règlements généraux, à moins de dispositions contraires, les termes suivants doivent être interprétés comme suit :

1. « Association » désigne l’Association des spécialistes en intervention en déficience visuelle du Québec.
2. « Spécialistes en intervention en déficience visuelle » désigne les spécialistes en orientation et mobilité et les spécialistes en réadaptation en déficience visuelle.
3. « ASIDVQ » désigne l’Association des spécialistes en intervention en déficience visuelle du Québec.
4. « SOM » désigne les spécialistes en orientation et mobilité.
5. « SRDV » désigne les spécialistes en réadaptation en déficience visuelle.
6. « Conseil d’administration » désigne le conseil d’administration de l’Association.
7. « Assemblée générale » désigne l’assemblée générale de l’Association.
8. « Nomenclature » désigne la Nomenclature des titres d’emploi, des libellés, des exigences, des heures de travail, des taux et des échelles de salaire du réseau de la santé et des services sociaux.
9. « Règlements généraux », « règlements » et « RG » désignent les règlements généraux de l’ASIDVQ.
10. « Conseil d’administration » et « CA » désignent le conseil d’administration de l’ASIDVQ.
11. « Officiers » et « administrateurs » désignent les membres du conseil d’administration de l’ASIDVQ.
12. À moins d’une disposition contraire explicite dans le texte des présents règlements, les « jours », « semaines », « mois » et « années » se comptent en jours de calendrier.
13. À moins d’un non-sens, dans le texte des présents règlements l’emploi du féminin vaut pour celui du masculin et réciproquement ; et l’emploi du singulier vaut pour celui du pluriel et réciproquement.

Article 3. Siège social

Le siège social de l’Association des spécialistes en intervention en déficience visuelle du Québec est établi dans la province de Québec à l’adresse civique déterminée par le conseil d’administration.

Article 4. Logo

Le logo de l’ASIDVQ est le suivant :

Les déclinaisons du logo sont présentées sur le site Web de l’ASIDVQ.

Le conseil d’administration doit veiller à l’intégrité du logo et à l’usage qui en est fait.

Article 5. Mission et objectifs

Mission
L’ASIDVQ a pour mission de représenter les intérêts professionnels, politiques, sociaux et économiques de l’ensemble de ses membres, et de promouvoir les professions de SOM et de SRDV.

Objectifs
L’ASIDVQ se propose de réaliser sa mission à travers la poursuite des objectifs suivants :

• Regrouper les SOM et les SRDV du Québec, et favoriser la communication entre eux.
• Faire connaître le savoir-faire et l’expertise des SOM et des SRDV auprès des instances publiques, parapubliques et privées du Québec.
• Stimuler l’innovation et la recherche clinique en intervention en déficience visuelle, notamment par des offres de formation continue.
• Prendre position sur les enjeux qui entourent l’exercice de la profession de SOM ou de SRDV au Québec.

Article 6. Langue

La publication du texte des règlements généraux ainsi que des affaires courantes (réunion et documentation) de l’ASIDVQ est faite en langue française.

L’Association ne se fait pas garante de traduire en français les articles scientifiques ou conférences.

Article 7. Abréviation

L’abréviation de l’Association est « ASIDVQ ».

II. Les membres

Article 8. Catégories

L’ASIDVQ distingue trois (3) catégories de membres :

• Membres actifs
  Peuvent être membres actifs ceux qui ont un titre d’emploi de SOM ou de SRDV conforme à la Nomenclature, et ceux qui détiennent le diplôme requis à l’obtention d’un des titres d’emploi susnommés.
  Toute autre demande pourrait être étudiée par le conseil d’administration.
• Membres étudiants
  Peuvent être membres étudiants ceux qui sont inscrits à un programme d’études qui conduit à l’obtention du diplôme requis au titre d’emploi de SOM ou de SRDV.
• Membres honoraires
  Sont membres honoraires ceux qui ont apporté une contribution extraordinaire à l’ASIDVQ ou à la profession, et que le conseil d’administration récompense en leur octroyant formellement ce statut.

Toute modification aux catégories de membres se décide en assemblée générale.

Article 9. Adhésion

Pour devenir membre, il faut :

• Adhérer au code d’éthique, ainsi qu’à la mission et aux objectifs de l’ASIDVQ.
• Compléter le formulaire d’inscription.
• Fournir une pièce justificative d’admissibilité.
• Payer le montant de la cotisation annuelle.

Les modalités d’adhésion, d’inscription et de paiement relèvent du conseil d’administration.

La copie d’un des documents suivants peut servir de pièce justificative :

• Relevé de paie ;
• Attestation d’emploi ;
• Diplôme requis à l’obtention du titre d’emploi de SOM ou de SRDV ;
• Relevé de notes ;
• Attestation d’inscription à un programme d’études conduisant à l’obtention du diplôme requis au titre d’emploi de SOM ou de SRDV.

La recevabilité d’une pièce justificative relève du conseil d’administration.

Les confirmations d’adhésion sont envoyées par courriel.

Article 10. Droits et privilèges

Tous les membres de l’ASIDVQ ont les droits et privilèges suivants :

• Droit de participation et de parole aux assemblées générales ;
• Droit de proposer ou d’appuyer une mise en candidature lors d’une élection ;
• Droit de proposer des modifications et des amendements aux règlements généraux ;
• Droit de présence et de parole aux réunions du conseil d’administration ;
• Droit d’accès à l’Espace membre du site Internet de l’ASIDVQ ;
• Privilège d’être éligible aux rôles de scrutateur, secrétaire d’élection, président d’élection et vérificateur ;
• Privilège d’être inscrit à la liste de diffusion réservée aux membres ;
• Privilège d’être inscrit au répertoire officiel sur le site Internet de l’ASIDVQ ;
• Privilège de pouvoir participer aux discussions réservées aux membres sur le forum de l’ASIDVQ ;
• Privilège de pouvoir bénéficier des rabais sur les coûts d’inscription aux activités de formation organisées par l’ASIDVQ.

Particularités
Les membres actifs ont droit de vote aux assemblées générales, aux élections et aux modifications des règlements généraux, alors que les membres étudiants et les membres honoraires n’y ont pas droit.

Les membres actifs sont éligibles au conseil d’administration, alors que les membres étudiants et les membres honoraires ne le sont pas.

Les membres honoraires sont membres à vie et n’ont aucune cotisation à payer.

Article 11. Carte de membre

Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membre.

Article 12. Démission

La démission d’un membre doit être signifiée par écrit au conseil d’administration.

La démission prend immédiatement effet, à moins qu’une date ultérieure ne soit précisée dans l’avis.

Un courriel suffit, à condition de pouvoir valider que l’adresse utilisée appartienne au membre démissionnaire.

Article 13. Suspension et expulsion

Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre ou expulser tout membre :

• qui omet de verser la cotisation à laquelle il est tenu ;
• qui refuse ou omet de se conformer aux présents règlements ;
• qui agit contrairement aux intérêts ou dont la conduite est préjudiciable à l’Association.

Constitue notamment une conduite préjudiciable :

• le fait d’avoir été accusé ou condamné pour une infraction à caractère criminel ;
• le fait de critiquer l’Association de façon intempestive ;
• le fait de porter des accusations fausses et mensongères à l’endroit de l’Association.

Le conseil d’administration est autorisé à adopter et à suivre en cette matière la procédure qu’il pourra lui-même déterminer ou réviser, en autant que le membre visé soit, en chaque cas, informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche, qu’il ait l’occasion de se faire entendre sur ce sujet, et que la décision le concernant soit prise avec impartialité. La décision du conseil d’administration à cette fin sera finale et sans appel.

III. Assemblée générale

A. Assemblée générale annuelle

Article 14. Nature

L’assemblée générale annuelle est l’assemblée de tous les membres en règle de l’Association des spécialistes en intervention en déficience visuelle du Québec.

Article 15. Endroit et fréquence

15.1 Endroit

L’assemblée générale sera tenue dans une ville du Québec qui sera déterminée à chaque année par résolution du conseil d’administration afin d’assurer une équité en distance et favoriser la participation des membres. Cette assemblée sera organisée par le conseil d’administration en collaboration avec les membres de la ville hôte ou tout autre membre intéressé.

15.2 Journée

L’assemblée générale annuelle doit être tenue à l’intérieur des 120 jours suivant la fin de l’exercice financier de l’Association.

L’assemblée générale se déroule le soir ou le week-end, en dehors des heures de travail normales. L’ASIDVQ veillera à privilégier le regroupement physique des membres, mais en même temps, des moyens de communication bidirectionnels seront mis à contribution pour accommoder les membres les plus éloignés du lieu de rencontre et favoriser la participation active du plus grand nombre. L’Association ne peut cependant pas être tenue responsable des problèmes techniques qui pourraient survenir suite à l’utilisation de ces moyens.

Toute assemblée annuelle peut constituer une assemblée spéciale pour prendre connaissance ou disposer de tout sujet jugé opportun pour la bonne administration des affaires de l’Association.

Article 16. Convocation

Un avis de l’endroit, de l’heure et de l’ordre du jour de toute assemblée générale doit être donné ou envoyé aux membres par courriel ou par lettre ordinaire au moins quinze (15) jours ouvrables avant la date fixée pour cette assemblée.

Article 17. Quorum

Le quorum est atteint lorsque 12 % des membres actifs sont simultanément présents. Les membres connectés par le truchement d’un moyen de communication bidirectionnel sont considérés comme présents et font partie du calcul en vue d’établir le quorum.

Hormis les cas d’exception énumérés au paragraphe suivant les décisions se prennent à majorité, et celle-ci est fixée à 50 % plus un du total des membres présents.

Pour modifier les aspects suivants, il est nécessaire d’obtenir une majorité aux 2/3 des membres présents : nombre d’administrateurs, modification importante de la structure (amendement des lettres patentes, fusion, dissolution, transformation, etc.), emprunt sur crédit, garantie de remboursement sur emprunt, achat d’actions de compagnie et constitution d’un comité exécutif.

Le nombre de membres requis pour constituer le quorum lors d’une assemblée générale annuelle ou spéciale est le même, soit 12 %.

Article 18. Ordre du jour

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :

• vérification du quorum ;
• ouverture de l’assemblée générale annuelle ;
• présentation des membres présents ;
• lecture et adoption de l’ordre du jour ;
• lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle ;
• rapport de la présidence et du conseil d’administration ;
• acceptation des rapports d’activités et des rapports financiers ;
• approbation du budget ;
• nomination d’un vérificateur, s’il y lieu ;
• élection ou réélection des administrateurs de l’Association ;
• parole aux membres ;
• affaires diverses ;
• clôture de l’assemblée.

B. Assemblée générale spéciale

Article 19. Convocation

L’avis de convocation d’une assemblée spéciale devra respecter un délai d’au moins soixante-douze (72) heures et mentionner en plus de la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés ; seuls ces sujets pourront être abordés. La convocation d’une assemblée spéciale peut être sollicitée en tout temps à la demande :

• du président ;
• de 50 % plus un des membres du conseil d’administration ;
• d’un membre actif muni d’une pétition représentant au moins 10 % des membres actifs de l’Association.

L’omission involontaire de l’envoi d’un avis de convocation ou la non connaissance de cet avis par toute personne n’aura pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à l’assemblée.

Il appartient au président ou au conseil d’administration de convoquer une assemblée spéciale lorsque jugé nécessaire.

Le conseil est tenu de convoquer pareille assemblée spéciale des membres dans les vingt-et-un (21) jours de la réception de la réquisition écrite à cette fin, spécifiant le but et les objectifs d’une telle assemblée, et signée par au moins 10 % des membres actifs ; à défaut par le conseil d’administration de convoquer une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires de la demande écrite.

Article 20. Président et secrétaire d’assemblée

De façon générale, le président ou tout autre officier de l’Association préside l’assemblée générale annuelle et les assemblées générales spéciales. Toutefois, il est possible pour les membres actifs présents de désigner entre eux un président d’assemblée. Le secrétaire de l’Association ou toute autre personne nommée à cette fin par le conseil d’administration ou élue par les membres actifs présents peut agir comme secrétaire des assemblées des membres.

Article 21. Vote

Lors d’une assemblée générale ou spéciale, chaque membre actif présent ayant droit de vote a droit à un (1) seul vote par tour de vote, y compris le président de l’assemblée.

Le vote par procuration n’est pas permis.

• à moins de stipulation contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les questions soumises à l’assemblée des membres sont tranchées à la majorité simple, c’est-à-dire à 50 % + 1 des voix validement exprimées ;
• en cas d’égalité des voix lors d’une prise de vote à mains levées, on nomme deux (2) scrutateurs pour recueillir et compter les votes, et on passe à un vote par scrutin secret ;
• le vote se prend à main levée, ou par un moyen informatisé pour les personnes à distance, à moins que trois (3) membres présents ne réclament le scrutin secret. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme un (1) ou deux (2) scrutateurs qui reçoivent les bulletins de vote, compilent les résultats et les communiquent au président.
• Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution est rejetée, adoptée à l’unanimité ou adoptée à majorité absolue ou au deux tiers (2/3) des voix, et qu’une entrée est faite à cet effet au procès-verbal de l’assemblée, il s’agit d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution. Les résultats obtenus doivent néanmoins être annoncés au fur et à mesure aux membres présents.

IV. Élections et nominations du conseil d’administration

Article 22. Élections

Le vote électif se fait par scrutin secret.

Le vote électronique est permis, pourvu que la technologie utilisée offre des garanties raisonnables quant à l’authenticité du votant, et quant à la validité, à l’unicité et à la confidentialité du vote qu’il exprime.

L’élection des membres du conseil d’administration se fait comme suit :

1. l’assemblée générale désigne un président (1) et un (1) secrétaire d’élection, ainsi que deux (2) scrutateurs ;
2. le président d’élection remercie les officiers sortants, annonce le nombre de postes vacants, rappelle la procédure du vote et répond aux éventuelles questions des membres à ce sujet, puis il déclare la période de mise en nomination ouverte ;
3. chaque mise en nomination se fait à main levée avec un proposeur et un appuyeur ; un membre éligible peut se proposer lui-même ; les membres connectés par le truchement d’un moyen de communication bidirectionnel peuvent proposer et appuyer comme s’ils étaient physiquement présents ;
4. après s’être assuré que tous aient pu s’exprimer, le président d’élections déclare la période de mise en nomination close, puis, en procédant en ordre inverse de leur mise en nomination, il invite les nominés à dire s’ils maintiennent ou retirent leur candidature ;
5. lorsque le nombre de candidats est supérieur au nombre de postes à combler, le président déclare la période d’élections ouverte ; on procède alors comme suit :
   • le président énumère les candidats en lice, demande aux scrutateurs de distribuer les scrutins, invite la salle à garder le silence pendant le tour de vote et invite les membres qui ont droit de vote à exprimer leur choix ;
   • après un laps de temps raisonnable, le président met fin au tour de vote, demande aux scrutateurs de récupérer les scrutins et lève le silence ;
   • les scrutateurs se retirent, puis dépouillent, retiennent ou rejettent et comptent les scrutins en agissant de concert, puis reviennent et annoncent le résultat du vote au président ;
   • en cas d’égalité entre les deux (2) candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de suffrages, le président annonce un autre tour de vote ;
   • dans le cas contraire, le président annonce le nom de la personne élue et demande au secrétaire d’en prendre note, puis il charge les scrutateurs de détruire les scrutins et déclare la période d’élections close.
6. sinon, le président déclare le ou les candidats élus par acclamation, il annonce que les scrutins seront détruits, puis il déclare la période d’élections close.

Le président est directement élu à ce rôle par l’assemblée générale. Les autres membres du CA sont élus à titre d’officiers, puis se distribuent entre eux les rôles de vice-président, secrétaire, trésorier et directeur lors de leur première séance.

Les postes en élection sont annoncés dans l’avis de convocation.

Les postes d’officiers sont octroyés en fonction des critères d’élection suivants :

1. Représentant de la périphérie de Montréal et de Québec
   (Centre-du-Québec, Chaudière-Appalaches, Estrie, Lanaudière, Laurentides, Mauricie) ;
2. Représentant de Montréal
   (Laval, Montérégie, Montréal) ;
3. Représentant de Québec
   (Capitale-Nationale) ;
4. Représentant des régions éloignées
   (Abitibi, Bas-Saint-Laurent, Côte-Nord, Gaspésie et Îles-de-la-Madeleine, Nord-du-Québec, Outaouais, Saguenay Lac-Saint-Jean) ;
5. Représentant des SOM ;
6. Représentant des SRDV.

Les candidats aux postes #1 à #4 doivent détenir une affectation d’emploi dans la région pour laquelle ils se présentent, alors que les candidats aux postes #5 et #6 doivent simplement détenir le titre d’emploi correspondant.

Les candidats doivent d’abord se présenter aux postes #1, #2, #3 ou #4. Suite aux quatre (4) premiers votes, les candidats défaits sont automatiquement ajoutés à l’élection des postes #5 ou #6, selon le cas.

Un membre peut présenter sa candidature en acheminant sa lettre de procuration par courriel à un officier. Cette lettre doit contenir le nom du candidat, son titre d’emploi, son lieu de travail, le poste convoité, ainsi que sa signature et la date.

Si aucun candidat ne se présente dans une catégorie réservée, le poste est ouvert à l’ensemble des membres.

Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles.

Le vérificateur est un membre de l’Association, élu au suffrage universel. Il n’est pas membre du CA.

Article 23. La durée des mandats

Les mandats ont généralement une durée de deux (2) ans.

Cependant, à l’assemblée de fondation, les mandats issus des listes #4, #5 et #6 sont d’un (1) an seulement.

Article 24. Composition

Le conseil d’administration est composé d’un (1) président, d’un (1) vice-président, d’un (1) secrétaire, d’un secrétaire (1) et de trois (3) directeurs.

Article 25. Fonctions et pouvoirs

Le conseil d’administration administre les affaires de l’Association et il possède tous les pouvoirs qui lui sont conférés par la loi ou les présents règlements.

Il exerce, entre autres, les fonctions suivantes :

1. il propose les politiques de l’Association et voit à son orientation ;
2. il voit à l’exécution des décisions de l’assemblée générale ;
3. il désigne les représentants de l’Association pour les organismes et événements externes ;
4. il crée, s’il le juge à propos, tous les comités nécessaires au bon fonctionnement de l’Association et en détermine les mandats ;
5. il voit à l’avancement des différents dossiers en cours de développement.

Article 26. Terme d’office

Tout administrateur reste en fonction jusqu’à l’élection de son successeur, à moins qu’il ne démissionne ou que son poste devienne vacant pour cause de décès, de destitution ou pour toute autre cause.

Article 27. Vacances

Le conseil d’administration peut combler les vacances survenues dans ses rangs. Malgré toute vacance, le conseil d’administration peut continuer d’agir en autant qu’il y ait quorum.

Si un administrateur démissionne, un membre qui n’est pas déjà sur le CA peut être désigné par intérim moyennant un vote au 2/3 des membres du CA. Il assume les responsabilités du premier jusqu’à la prochaine assemblée générale. Il a droit de parole mais pas droit de vote.

Article 28. Autres dispositions du conseil d’administration

Tous les membres en règle peuvent consulter les procès-verbaux des réunions auxquelles ils sont en droit de participer, de même que la synthèse des états financiers.

Un des administrateurs sera chargé d’accueillir et d’informer le ou les nouveaux membres du CA.

Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés ; seules les dépenses effectuées pour l’organisme sont remboursables.

La mobilité à l’intérieur du CA est possible, sauf pour la présidence. Celui qui souhaite devenir simple administrateur à mi-mandat peut le faire.

Celui qui souhaite conserver son poste suite à une élection peut le faire, à moins d’un vote au 2/3 des membres du CA. (Remaniement structurel – répartition des rôles).

Cas de force majeure
Pour une raison majeure, le conseil d’administration peut destituer un de ses membres. La personne en cause peut s’exprimer dans un délai raisonnable. Le vote doit être au 2/3 et le membre en cause a droit de vote.

Recours au huis clos
Si une majorité du conseil d’administration l’accepte, on peut demander au membre en cause de se retirer momentanément. Un résumé de la discussion tenue en son absence lui est fait à son retour dans la salle.

Article 29. Rencontres du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit minimalement à deux (2) reprises au cours de l’année. Celui-ci peut toutefois augmenter le nombre de réunions s’il le juge nécessaire. Chacun des membres du CA s’engage à être présent à 50 % des assemblées régulières du conseil d’administration, sans quoi il se verra relevé de ses fonctions.

Lorsque souhaité, les membres du conseil d’administration peuvent joindre une réunion par un mode de communication alternatif, à condition que la bidirectionnalité et la simultanéité des échanges verbaux soient assurées. Le membre qui souhaite utiliser un mode de communication alternatif pourrait avoir à s’identifier. Par exemple, il pourrait avoir à répondre à un courriel qui lui est envoyé.

Le respect de la confidentialité des réunions du CA est requis dans tous les cas. Il se base sur l’honneur.

Article 30. Quorum du conseil d’administration

Le quorum du conseil d’administration est de 50 % + 1 des sièges votants.

Article 31. Vote

1. Le vote est généralement pris à main levée, à moins que le vote secret ne soit demandé par tout membre répondant aux critères d’éligibilité de l’article 8.a.
2. Le membre répondant aux critères d’éligibilité de l’article 8.a a un droit de vote.
3. Le vote de la majorité simple des membres présents répondant aux critères d’éligibilité de l’article 8.a à une assemblée est suffisant.

Les votes concernant les affaires courantes se prennent à main levée, à moins que le vote secret ne soit demandé par un membre du CA.

Article 32. Le président

Il préside de droit toutes les assemblées du conseil d’administration et celles des membres, à moins dans ce dernier cas que le vice-président ou qu’un président d’assemblée ne soit nommé et n’exerce cette fonction. Il fait partie d’office de tous les comités d’étude et des services de l’Association. Il surveille, administre et dirige les activités de l’organisme, voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration. C’est lui qui signe généralement avec le secrétaire ou le trésorier tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent, de temps à autres, lui être attribués par le conseil d’administration. Il peut être désigné, avec le vice-président, à s’occuper des relations publiques de l’organisme. S’il y a vacance de la présidence, c’est le vice-président qui prend la place jusqu’à la prochaine assemblée générale. Ce poste est d’un mandat de 2 ans.

Note : Le président ne vote pas lors des assemblées du conseil d’administration. En cas d’égalité des voix à l’issue d’un vote, le président peut trancher en exerçant un vote prépondérant. Il peut aussi renoncer à exercer ce vote, et s’en expliquer s’il le juge utile.

Article 33. Le vice-président

Le vice-président remplace le président en son absence, si celui-ci est empêché d’agir, ou à la demande du président. Il exerce alors toutes les prérogatives du président. Ce poste est d’un mandat de 2 ans.

Article 34. Le secrétaire

Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du conseil d’administration, et rédige tous les procès-verbaux.

Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, du sceau de l’organisme et de tous les autres registres corporatifs.

Il est chargé d’envoyer les avis de convocation aux administrateurs et aux membres.

Il signe les contrats et les documents pour les engagements de l’organisme avec le président, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de l’organisme.

Une partie des pouvoirs du secrétaire peut être déléguée par le conseil d’administration à un autre membre du CA.

Le secrétaire a la responsabilité de transmettre les informations et documents à l’arrivée de son successeur.

Ce poste est d’un mandat de 2 ans.

Article 35. Le trésorier

Le trésorier a la charge et la garde des fonds de l’organisme et de ses livres de comptabilité, qu’il administre selon les directives du conseil d’administration.

Il veille à l’administration financière de l’Association selon les règles comptables généralement acceptées.

Il signe, avec le président, les chèques et autres effets de commerce, et il effectue les dépôts.

Il transmet les cartes de membres à chaque membre actif, le cas échéant.

Tout chèque payable à l’Association doit être déposé au compte de l’Association.

Il doit laisser examiner les livres et comptes de l’organisme par les administrateurs et par le vérificateur.

Le trésorier reçoit les cotisations, paye les dépenses autorisées et tient la comptabilité de l’Association conformément aux principes comptables.

Cette personne, à la fin de chaque année financière, soumet les états financiers (bilan et état des résultats) au conseil d’administration pour recommandation à l’Assemblée générale.

Il prépare les prévisions budgétaires à soumettre au conseil d’administration pour recommandation à l’Assemblée générale.

Il prépare les rapports que la loi et les règlements requièrent de l’Association.

Le conseil d’administration peut désigner tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction.

Ce poste est d’un mandat de 2 ans.

Article 36. Les officiers 1, 2 et 3

Les membres du CA qui n’ont pas de description de tâches précise, à savoir les officiers 1, 2 et 3, peuvent accepter des tâches et des responsabilités qui leur sont déléguées.

Ils ou elles sont membres du conseil d’administration, et participent à toutes les décisions et à tous les travaux entrepris par ledit conseil.

Ces postes sont des mandats de 2 ans.

V. Dispositions financières

Article 37. Cotisation

Chaque année, les adhérents doivent remplir le formulaire d’inscription et payer leur cotisation.

L’adhésion est valide pour un (1) an, et c’est la date d’encaissement de la dernière cotisation versée qui sert à déterminer la date de renouvellement.

L’adhérent qui omet de payer sa cotisation à sa date de renouvellement a dix (10) jours pour le faire, à moins qu’une assemblée générale n’ait lieu à l’intérieur de ce délai ; auquel cas, l’adhérent a jusqu’à la date de cette assemblée pour payer sa cotisation s’il veut y participer.

Montant
Le montant de la cotisation est fixé à cinquante dollars (50 $) pour les membres actifs, et à 50 % de ce montant pour les membres étudiants.

Ce montant est déterminé chaque année par résolution de l’assemblée générale sur recommandation du conseil d’administration.

Ce montant pourrait ne pas être le même selon les catégories de membres ou selon la situation dans laquelle se trouve un membre telle qu’une retraite progressive, un congé parental, un congé de maladie, etc.

Les membres honoraires ne sont pas tenus de verser la cotisation.

La cotisation n’est pas remboursable, y compris dans les cas de démission ou d’expulsion.

Article 38. Exercice financier

L’année financière de l’Association commence le 1er avril d’une année, et se termine le 31 mars de l’année suivante.

Article 39. Budget

Les prévisions budgétaires de l’Association sont adoptées par l’assemblée générale, sur recommandation du conseil d’administration.

Article 40. Livres et comptabilité

Le conseil d’administration fait tenir par le trésorier ou sous son contrôle, un ou des livres comptables dans lequel ou lesquels sont inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par l’Association, tous les biens détenus par l’Association, et toutes ses dettes et obligations, de même que toutes autres transactions financières de l’Association.

Les livres comptables de l’Association seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultés sur place, sur rendez-vous avec le trésorier, par tous les membres actifs qui en font la demande à l’ASIDVQ.

Article 41. Vérificateur

Les états financiers peuvent être vérifiés chaque année par un ou des vérificateurs nommés à cette fin lors de l’assemblée générale annuelle. Aucun membre du conseil d’administration ne peut être nommé vérificateur. Les personnes pouvant être en conflit d’intérêt doivent s’abstenir. Cette tâche peut également être confiée à un ou des vérificateurs externes nommés par l’assemblée à partir d’une liste.

Article 42. Effets bancaires

Tous les chèques, billets, traites, lettres de change et autres effets bancaires, connaissements, endossements et autres effets de commerce, contrats, actes et documents requérant la signature de l’ASIDVQ sont signés par le président ou vice-président conjointement avec le secrétaire ou le trésorier, deux signatures étant nécessaires. Toutefois, le conseil d’administration peut désigner, par résolution, tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction.

Tout administrateur signataire n’occupant plus cette fonction n’aura plus le droit de signature. De ce fait, après chaque élection du conseil d’administration, la liste des signataires doit être mise à jour.

Tout chèque payable à l’ASIDVQ devra être déposé au crédit de l’ASIDVQ auprès de la ou des banques, caisses populaires ou compagnies de fiducie que le conseil d’administration désignera par résolution au secrétaire ou au trésorier de l’ASIDVQ.

Article 43. Dépenses

Aucun membre du conseil d’administration ne peut effectuer des dépenses ou contracter des emprunts ou des dettes sans l’autorisation écrite du conseil d’administration. Lorsque requis, un comité doit présenter des prévisions de dépenses au conseil d’administration.

Article 44. Remboursement des dépenses

Les frais encourus par des membres du conseil d’administration ou d’un représentant dans le cadre de leurs fonctions sont à la charge de l’Association sur présentation de reçus. Toutefois, ces dépenses doivent être préalablement approuvées par le conseil d’administration. La portion du budget de l’Association destinée au remboursement des dépenses doit faire partie des prévisions budgétaires. Les modalités et normes doivent être présentées à l’assemblée.

Article 45. Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de l’Association sont approuvés au préalable par le conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés par le président ou le vice-président, ainsi que par le secrétaire ou le trésorier.

Article 46. Sources de revenus

Les sources de revenus de l’Association comprennent :

1. le montant des cotisations annuelles ;
2. les revenus provenant d’activités lucratives telles que la production et la réalisation de biens, la prestation de services (ex. cours et stages), et les placements. Les revenus provenant d’activités lucratives ne doivent pas être distribués aux membres durant la vie de l’Association ;
3. L’Association peut recevoir des dons ;
4. les emprunts ne pourront être faits que pour des raisons exceptionnelles. Le plafond d’endettement est de 1000 $ ;
5. les autres sources de revenus doivent être évaluées par le CA.

Article 47. Dissolution

La dissolution de l’organisme doit être approuvée et adoptée par les deux tiers (2/3) des membres votants lors d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin. Lors de cette assemblée, les membres auront à définir les modalités de dissolution et de liquidation des biens de l’ASIDVQ en respect du présent article, de la 3e loi sur les compagnies et des obligations à remplir auprès du Registraire des entreprises, ceci après paiement des dettes. En cas de dissolution ou de liquidation, les biens et les fonds de l’ASIDVQ seront dévolus, suite à la décision des membres prise en assemblée spéciale, soit à la municipalité de ______________________________ ou à un (1) ou plusieurs organismes exerçant une activité analogue œuvrant sur le territoire de la municipalité de ______________________________.

VI. Autres dispositions

Article 48. Déclarations en cour

Le président, le vice-président, le secrétaire ou le trésorier, ou l’un d’entre eux, ou tout autre administrateur ou personne à cet effet autorisé par le conseil d’administration, sont autorisés et habilités à répondre pour l’ASIDVQ à tous brefs, ordonnances et interrogatoires sur faits et articles émis par toute cour, à répondre au nom de l’ ASIDVQ à toute saisie-arrêt et à déclarer au nom de l’ASIDVQ sur toute saisie-arrêt dans laquelle l’ASIDVQ est tierce saisie, à faire tout affidavit ou déclaration assermentée en relation avec telle saisie-arrêt ou en relation avec toute procédure à laquelle l’ASIDVQ est partie, à faire des demandes de cessions de biens ou des requêtes pour ordonnances de liquidation ou de séquestre contre tout débiteur de l’ASIDVQ, de même qu’à être présent et à voter à toute assemblée de créanciers des débiteurs de l’ASIDVQ et à accorder des procurations relatives à ces procédures.

Article 49. Déclarations au registre

Les déclarations devant être produites au Registraire des entreprises du Québec selon la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales sont signées par le président, tout administrateur de l’ASIDVQ ou toute autre personne autorisée à cette fin par résolution du conseil d’administration. Tout administrateur ayant cessé d’occuper ce poste par suite de son retrait, de sa démission, de sa destitution ou autrement est autorisé à signer au nom de l’ASIDVQ et à produire une déclaration modificative à l’effet qu’il a cessé d’être administrateur, à compter de 15 jours après la date où cette cessation est survenue, à moins qu’il reçoive une preuve que l’ASIDVQ a produit une telle déclaration.

Article 50. Modifications aux règlements généraux

Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement, qui sera en vigueur dès son adoption jusqu’à la prochaine assemblée annuelle.

Conformément aux dispositions de la Loi sur les compagnies, toute abrogation ou modification doit, par la suite, être ratifiée par les deux tiers (2/3) des membres présents ayant droit de vote, lors de l’assemblée générale annuelle de l’ASIDVQ, à moins que dans l’intervalle elle soit ratifiée lors d’une assemblée spéciale des membres convoquée à cette fin.

Le texte de toute modification aux lettres patentes ou aux règlements de l’ASIDVQ doit être expédié avec l’avis de convocation de l’assemblée au cours de laquelle il sera soumis aux membres pour ratification.

Si l’abrogation ou la modification aux règlements généraux est rejetée ou n’est pas ratifiée lors de ladite assemblée, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

Article 51. Dissolution et liquidation

La dissolution de l’ASIDVQ doit être approuvée et adoptée par les deux tiers (2/3) des membres votants lors d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin. Lors de cette assemblée, les membres auront à définir les modalités de dissolution et de liquidation des biens de l’ASIDVQ en respect du présent article, de la troisième loi sur les compagnies et des obligations à remplir auprès du Registraire des entreprises, ceci, après paiement des dettes.

En cas de dissolution ou de liquidation, les biens et les fonds de l’ASIDVQ seront dévolus, après la décision des membres prise en assemblée spéciale, soit à un organisme ayant la même mission que l’ASIDVQ soit à un (1) ou plusieurs organismes exerçant une activité analogue dans le domaine de la déficience visuelle.

Article 52. Règles de procédure

Sous réserve de l’acte constitutif et des règlements de l’ASIDVQ, le conseil d’administration peut adopter tout règlement pour régir la procédure de toute assemblée du conseil d’administration. En l’absence de règles de procédure sur un point donné, un code de procédure devrait être déterminé par le conseil d’administration et s’appliquer à toute assemblée des instances de l’ASIDVQ.

Adopté ce ____e jour du mois de _____________________________ de l’année 20____.

Ratifié ce ____e jour du mois de _____________________________ de l’année 20____.

________________________________________
Président

________________________________________
Secrétaire

Article 53. Dispositions finales

Sous réserve du présent règlement et en absence des procédures sur un point donné, le Code Morin s’applique lors des réunions du conseil d’administration ou de toute assemblée des membres.

Article 54. Amendements aux règlements généraux

Tout amendement aux règlements doit, avant d’être en vigueur, être soumis au conseil d’administration au moins 6 semaines avant l’assemblée générale annuelle, et ratifié par les membres en assemblée générale annuelle ou en assemblée générale spéciale convoquée à cette fin. La révision des règlements généraux doit être faite sur une base régulière.